Sorgen Sie sich um die Sicherheit Ihrer wichtigen Dokumente?
Viele Unternehmen unterschätzen die Risiken für ihre Archivunterlagen.
Ein einfacher Aktenschrank reicht oft nicht aus.
Erfahren Sie, warum Archivschränke besonderen Schutz benötigen!
Inhaltsverzeichnis
Was macht Archivunterlagen so schutzbedürftig?
Archivierte Dokumente haben einen besonderen Status in Unternehmen. Sie enthalten oft vertrauliche Informationen, rechtlich relevante Unterlagen oder historisch wertvolle Daten. Ein Verlust dieser Dokumente kann schwerwiegende Folgen haben.
Im Gegensatz zu alltäglichen Büroakten müssen Archivunterlagen oft jahrzehntelang aufbewahrt werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen teilweise eine Lagerung von bis zu 30 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente vor verschiedenen Gefahren geschützt werden.
Hauptrisiken für Archivbestände
Feuer und Rauchschäden
Brände stellen die größte Bedrohung für Papierarchive dar. Bereits bei geringen Temperaturen können Dokumente unlesbar werden. Rauchgase beschädigen Unterlagen oft noch vor dem direkten Feuer. Feuerfeste Archivschränke bieten mindestens 60 Minuten Schutz bei Temperaturen bis 1000°C.
Wasserschäden
Löschwasser, Rohrbrüche oder Überschwemmungen gefährden Archive erheblich. Einmal durchnässte Dokumente sind oft nicht mehr zu retten. Wasserdichte Versiegelungen und spezielle Dichtungen schützen vor Feuchtigkeit.
Diebstahl und unbefugter Zugriff
Vertrauliche Unterlagen locken Datendiebe an. Personaldaten, Geschäftsgeheimnisse oder Patente haben auf dem Schwarzmarkt hohen Wert. Verstärkte Schlösser und Sicherheitsstufen nach VDMA 24992 erschweren unbefugten Zugang erheblich.
Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung
Die deutsche Gesetzgebung stellt klare Anforderungen an die sichere Aufbewahrung von Dokumenten:
- Handelsgesetzbuch (HGB): Geschäftsunterlagen müssen vor Verlust geschützt werden
- Abgabenordnung (AO): Steuerrelevante Belege brauchen sichere Lagerung
- DSGVO: Personenbezogene Daten erfordern angemessene Sicherheitsmaßnahmen
- Branchenspezifische Vorschriften: Besondere Anforderungen in Medizin, Pharma oder Chemie
Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder. Die Beweislast liegt beim Unternehmen – es muss nachweisen, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden.
Sicherheitsstufen bei Archivschränken
Feuerschutz nach DIN 4102
Feuerfeste Archivschränke werden in verschiedene Klassen eingeteilt. Die Klassifizierung gibt an, wie lange der Inhalt bei einem Brand geschützt bleibt:
- 30 Minuten Schutz: Für weniger kritische Unterlagen
- 60 Minuten Schutz: Standard für wichtige Dokumente
- 90-120 Minuten Schutz: Für besonders wertvolle Archive
Einbruchschutz nach VDMA 24992
Die Widerstandsgrade reichen von I bis VI. Für Büroarchive sind meist die Grade I bis III ausreichend. Höhere Grade kommen bei besonders sensiblen Unterlagen zum Einsatz.
Praktische Tipps für mehr Archiv-Sicherheit
Standortwahl
Platzieren Sie Archivschränke nicht in Kellern oder erdgeschossigen Räumen mit Straßenzugang. Bevorzugen Sie zentrale Gebäudebereiche mit natürlicher Überwachung durch Mitarbeiter.
Um die Sicherheit weiter zu erhöhen, sollten Sie zusätzlich über den Einsatz eines geeigneten Aktenvernichters nachdenken.
Klimakontrolle
Moderne Archivschränke verfügen über Klimaregulierung. Konstante Temperatur und Luftfeuchtigkeit verlängern die Lebensdauer der Dokumente erheblich.
Zugriffskontrolle
Elektronische Schlösser ermöglichen eine lückenlose Dokumentation aller Zugriffe. Biometrische Systeme oder Chipkarten erhöhen die Sicherheit zusätzlich.
Kosten-Nutzen-Analyse
Die Anschaffungskosten für sichere Archivschränke erscheinen zunächst hoch. Verglichen mit den möglichen Schäden durch Dokumentenverlust sind sie jedoch überschaubar. Der Neubeschaffungsaufwand für verlorene Unterlagen übersteigt die Investition in Sicherheit meist um ein Vielfaches. Ein Dokumentenscanner kann ebenfalls helfen, digitale Kopien sicher zu archivieren und die Risiken weiter zu minimieren.
Fazit
Archivschränke brauchen extra Sicherheit, weil sie irreplaceable Dokumente über lange Zeiträume schützen müssen. Gesetzliche Vorgaben, Brandgefahr und Diebstahlrisiko machen spezielle Sicherheitsmaßnahmen unverzichtbar. Die Investition in qualitativ hochwertige Archivschränke zahlt sich langfristig durch vermiedene Schäden und rechtliche Compliance aus.
